BỘ NỘI VỤ
Số: 14/2006/QĐ-BNV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Ngày 06 Tháng 11 năm 2006
QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ
sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng 4 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 115/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ
công chức dự bị; Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về
tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;
Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử
dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Công chức - Viên chức,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Điều 3. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
QUY CHẾ
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
(Ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thành phần hồ
sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức; chế độ báo cáo và tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Điều 2. Đối tượng điều chỉnh
Cán bộ, công chức thuộc đối tượng điều chỉnh của Quy chế này bao gồm:
1. Những người được hưởng quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 2 của Nghị định số
117/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản
lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước làm việc trong các cơ quan, tổ chức sau:
a) Các tổ chức thuộc Văn phòng Quốc hội thực hiện chức năng, nhiệm vụ giúp việc Quốc hội,
Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy
ban Thường vụ Quốc hội;
b) Các tổ chức giúp việc Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước trong việc phục vụ Chủ tịch
nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật;
c) Các tổ chức giúp Bộ trưởng, người đứng đầu cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
thực hiện chức năng quản lý nhà nước;
d) Các tổ chức giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Ủy ban nhân
dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước;
đ) Các tổ chức giúp Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân các cấp thực hiện chức năng,
nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật;
e) Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
2. Những người được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một ngạch viên chức hoặc giao giữ một nhiệm
vụ thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước quy định tại Điều 2 của Nghị định
số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và
quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.
3. Công chức dự bị làm việc tại các cơ quan quy định tại khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 và khoản 8 Điều
2 Nghị định số 115/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công
chức dự bị.
4. Những người được quy định tại điểm b, c khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số
114/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường,
thị trấn.
5. Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám
đốc, Kế toán trưởng và những cán bộ quản lý khác trong các doanh nghiệp nhà nước.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. "Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức" là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao
thẩm quyền tuyển dụng và quản lý cán bộ, công chức.
2. "Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức" là cơ quan, tổ
chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công chức.
Điều 4. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức
1. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ,
công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,
trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
2. Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp
luật.
Điều 5. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có
thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học
để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức từ khi được tuyển
dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước
nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ
nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và
thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà
nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công
chức.
4. Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về
tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do
cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản cán bộ, công chức hoặc cơ
quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận.
Điều 6. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:
1. Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ
cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán
bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
2. Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân
cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch
do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ,
công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận.
3. Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ sung theo
định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Bản bổ sung
lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
4. Bản "Tiểu sử tóm tắt" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ
cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
5. Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và
các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến
trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo
chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm
quyền chứng nhận, Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải
được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.
6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch,
nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, của cán bộ, công chức.
7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu
của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
8. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, công
chức (hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển,
khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập ).
9. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
10. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ,
công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc
danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
11. Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán
bộ, công chức.
12. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài
liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó.
Những thành phần hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản 1, 2, 3 và khoản 4 Điều này do
Bộ Nội vụ thống nhất ban hành.
Điều 7. Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Các mẫu biểu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:
1. Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ sơ gốc của cán bộ,
công chức phục vụ công tác quản lý.
2. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công chức do cơ quan, tổ
chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý.
3. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi người đến nghiên cứu,
khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
4. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài
liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác
quản lý.
5. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu dùng cho người đến nghiên cứu
hồ sơ cán bộ, công chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nào, thì được lưu
trong thành phần hồ sơ của cán bộ, công chức đó.
6. Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ, công
chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.
7. Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì hồ sơ cán bộ, công chức dùng để bảo mật hồ sơ cán
bộ, công chức trong quá trình vận chuyển.
8. Bì hồ sơ là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ, công chức.
9. Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải
thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức.
Các loại mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại Điều này do Bộ Nội vụ thống
nhất ban hành.
Chương II
CHẾ ĐỘ, TRÁCH NHIỆM VÀ THẨM QUYỀN
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Mục 1
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 8. Lập hồ sơ cán bộ, công chức
1. Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch,
hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 4, khoản 5 và
khoản 6 Điều 6 của Quy chế này.
2. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức
thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai
và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý.
Điều 9. Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức
1. Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội
ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến
bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức
theo quy định tại khoản 3 Điều 6 của Quy chế này.
2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu
tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ
sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực
như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc
trích sao, ngày trích sao và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác
nhận.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được
người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện.
4. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu
cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ, công chức quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác
minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công
chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ, công chức
được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để xác định.
Điều 10. Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức
1. Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác hoặc
được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được
chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý. Cán bộ, công
chức được biệt phái đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác, thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi.
2. Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức phải tuân thủ các quy định sau:
a) Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ;
b) Niêm phong hồ sơ;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
d) Lập biên bản bàn giao hồ sơ.
3. Cán bộ, công chức không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, thì việc chuyển giao và
lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:
a) Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc,
thì được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ;
b) Đối với cán bộ, công chức từ trần gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao sơ yếu
lý lịch. Hồ sơ của cán bộ, công chức đó vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ;
c) Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận
một bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ
quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn
bản.
4. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ, công chức được phân công làm công tác tổ chức cán
bộ thuộc cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực hiện. Trường hợp khoảng
cách quá xa nơi tiếp nhận, thì hồ sơ cán bộ, công chức được chuyển theo đường bưu điện.
Điều 11. Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan có
thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó;
b) Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn
vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo
dõi.
2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động,
luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan, tổ chức đơn vị khác.
Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài
liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ;
b) Vào sổ nhận hồ sơ;
c) Lập số hồ sơ;
d) Phân loại tài liệu;
đ) Lập phiếu liệt kê tài liệu;
e) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ;
g) Vào sổ đăng ký hồ sơ;
h) Lập biên bản giao nhận.
Điều 12. Nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức được nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ,
công chức để phục vụ yêu cầu công tác;
b) Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, thì cán bộ, công chức được nghiên cứu toàn bộ
hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ
sơ cung cấp bản sao sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản
thân;
c) Người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của cán
bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng và bảo đảm các thủ tục theo quy định tại khoản
2 Điều này.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu
cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu nghiên
cứu hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản 5 Điều 7 của Quy chế này và phải được người
đứng đầu cơ quan tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức;
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ,
công vụ được giao;
d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức như: đánh dấu, tẩy
xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức khi
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
cho phép.
3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:
a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công
chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt;
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải bảo đảm đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại khoản 3 Điều 7 của Quy chế này;
c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán
bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức phê duyệt.
Điều 13. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập số hồ sơ,
phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;
lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm,
dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ sơ;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm theo thứ tự
thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một
bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu
giữ như họ và tên, các bí danh, quê quán, số hồ sơ.
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ là những tài liệu
chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư
hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát ) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung
và lưu đồng thời với bản cũ;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải thành lập Hội
đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức. Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức do người đứng đầu
cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập
biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan, có thẩm quyền cho phép hủy hồ sơ cán bộ, công chức, danh
mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công
chức.
Điều 14. Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:
a) Khu vực bảo quản hồ sơ là nơi cất và lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức. Khu vực bảo quản hồ
sơ phải bảo đảm đủ diện tích theo quy định và đáp ứng được các yêu cầu về môi trường, an
ninh, an toàn, khô ráo, thoáng khí. Khu vực bảo quản hồ sơ cần tách biệt và gần với khu vực
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức;
b) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật)
giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo
cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm mốc, mối, mọt, chuột, dán bảo đảm hồ sơ cán bộ, công
chức được lưu giữ lâu dài.
2. Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:
a) Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra và làm vệ sinh toàn diện khu vực lưu
giữ hồ sơ cán bộ, công chức;
b) Hàng quý báo cáo kiểm tra chất lượng, tình trạng hồ sơ và các vấn đề có liên quan đến hồ sơ
cán bộ, công chức;
c) Hàng năm, phun thuốc chống mối, mọt; làm vệ sinh hồ sơ và bảo dưỡng các phương tiện
được trang bị để bảo quản hồ sơ.
Điều 15. Chế độ bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức
1. Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật theo quy định của
pháp luật.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm đúng các quy định về chế
độ bảo mật tài liệu.
Điều 16. Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định như sau:
a) Định kỳ vào ngày 30 tháng 01 năm sau, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của đơn
vị mình với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức theo phân cấp
quản lý cán bộ, công chức;
b) Định kỳ vào ngày 15 tháng 02 của năm sau các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ (sau đây gọi chung là Bộ, ngành) và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương (sau đây gọi chung là tỉnh) có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức của Bộ, ngành, tỉnh về Bộ Nội vụ để tổng hợp và theo dõi;
c) Định kỳ hàng năm, Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình
hình và thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các Bộ, ngành và tỉnh.
2. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gồm:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức, đơn
vị;
b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị và
đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ,
công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ;
d) Số lượng, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức;
đ) Kinh phí bảo đảm thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
e) Kiến nghị và đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ trong
những năm tiếp theo.
Điều 17. Chế độ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Bộ Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho
cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các Bộ, ngành và
tỉnh.
2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của Bộ Nội vụ hoặc theo yêu cầu nghiệp vụ, người đứng
đầu các Bộ, ngành và tỉnh tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản
lý của Bộ, ngành và tỉnh.
Điều 18. Chế độ quản lý hồ sơ điện tử trong công tác quản lý cán bộ, công chức
1. Tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức làm cơ sở để quản lý hồ sơ
điện tử của cán bộ, công chức trong phạm vi toàn quốc.
2. Trang bị và sử dụng các công cụ tin học để quản lý, khai thác hồ sơ phục vụ công tác xây
dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức bao gồm:
a) Máy vi tính, mạng máy tính cùng với phần mềm quản lý thống nhất để khai thác cơ sở dữ
liệu về cán bộ, công chức phục vụ công tác thống kê và yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công
chức;
b) Máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ cán bộ,
công chức vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu và khai
thác hồ sơ cán bộ, công chức;
c) Từng bước nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức thông qua mạng máy vi tính và các công cụ
khác để tránh tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc.
3. Phần mềm quản lý cán bộ, công chức do Bộ Nội vụ thống nhất quy định.
Mục 2
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 19. Trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
1. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức chịu trách nhiệm về công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
2. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét và quyết định
những nội dung sau:
a) Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ cán bộ,
công chức;
b) Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ
cán bộ, công chức được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy
định của pháp luật;
c) Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại những tài liệu trong hồ sơ
cán bộ, công chức;
d) Thông báo cho cán bộ, công chức biết kết luận xác minh về các dữ liệu thông tin trong hồ sơ
do cán bộ, công chức tự khai không thống nhất hoặc không chính xác;
đ) Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ;
e) Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức, đơn vị và
cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức.
3. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức định kỳ hàng năm (hoặc
đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy
định tại Quy chế này và báo cáo với cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp.
Điều 20. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ, công chức
của cơ quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực
thuộc.
2. Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu
giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại Điều 9, 10, 11, 12, 13, 14 và 15 của
Quy chế này.
3. Giao nộp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cấp
trên những tài liệu liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức hiện đang công tác ở đơn vị mình
nhưng thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên.
Điều 21. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
2. Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm kịp thời, chính
xác.
3. Tổ chức tốt việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ.
4. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác.
5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ, công chức và
những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, xử lý.
6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm
quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về
những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để có biện pháp giải
quyết kịp thời.
9. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ.
Điều 22. Trách nhiệm của cán bộ, công chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình
theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức.
2. Cán bộ, công chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu
giữ hồ sơ trừ các tài liệu quy định tại khoản 10 Điều 6 của Quy chế này.
3. Cán bộ, công chức nếu có kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của
mình phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức xem xét, giải quyết hoặc báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức xem xét, quyết định.
Mục 3
THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 23. Thẩm quyền của Bộ, ngành và tỉnh trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành và tỉnh.
2. Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành và tỉnh.
Điều 24. Thẩm quyền của Bộ Nội vụ trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
2. Trực tiếp quản lý hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo do Thủ tướng
Chính phủ bổ nhiệm và hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức vào ngạch chuyên viên cao cấp và
tương đương.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 25. Trách nhiệm của Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các
tỉnh triển khai thực hiện Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong cả nước.
Điều 26. Trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ các Bộ, ngành và Sở Nội vụ các tỉnh
1. Vụ Tổ chức cán bộ và Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức
triển khai thực hiện các quy định của Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi
Bộ, ngành và tỉnh quản lý.
2. Tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý công tác hồ sơ cán bộ, công
