Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Được cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học và
công nghệ.
• Mọi cán bộ của viện được hưởng đầy đủ các chế đồ bồi dưỡng, đào
tạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nước. Mọi hoạt động
khoa học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy
định, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ quốc phòng.
1.1.9. Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ
- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện được thành lập và phát triển
30 năm nay. Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tương đối
mạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ sư và cử nhân, 42 nhân
viên kĩ thuật.
- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ
đại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm.
- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu.
1.1.10. Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống
công nghệ thông tin
• Làm chủ các hướng công nghệ, Viện công nghệ thông tin đã duy trì
được đội ngũ cán bộ nghiên cứu tương đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các
sản phẩm tin học mới như :
- Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,
- Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.
- Các phầm mềm mã nguồn mở.
- Các hệ thống Exchange, Lotus Notes, Microsoft Office.
- Công nghệ Web.
• Cán bộ khoa học của Viện công nghệ thông tin có khả năng lập trình
với hầu hết các ngôn ngữ hiện đại từ cấp thấp đến cấp cao, tham gia
nhiều chương trình nghiên cứu cơ bản của quân đội và nhà nước.
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUYÊN MÔN ĐÃ TÌM HIỂU TẠI NƠI THỰC TẬP
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và
nghiên cứu được một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lưu kho, các
chiến lược kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng
hoá, trong công tác quản lý hàng hoá vật tư tại viện nhằm đáp ứng các nhu cầu
trong và ngoài quân đội. Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý
hàng hoá vật tư lưu kho.
1.2.1. Quản lý hàng hoá lưu kho
Hàng hoá lưu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận
được sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua. Các nhà
điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt. Bởi vậy rất
nhiều nỗ lực đã được triển khai để loại bỏ hàng hoá lưu kho không cần thiết.
Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lưu kho, đặc biệt
là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài. Mục tiêu của nhà quản lý chỉ
được thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản
lý một cách hiệu quả.
Các vấn đề về hàng hoa lưu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dung
của dịch vụ khách hàng. Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn
sẵn có khi họ cần chúng. Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giá
hàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại. Các khách hàng bên
ngoài, những người không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần như sẽ chuyển
sang một đối thủ cạnh tranh.
Về thực chất quản lý hàng hoá lưu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của
việc duy trì hàng hoá lưu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lưu
kho. Trong trường hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên
quan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng như các quỹ gắn với các
mặt hàng đang có trong tổ chức. Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối
lượng hàng hoá lưu kho, dẫn đến kết quả đầu tư ở mức thấp hơn. Việc giảm
hàng hoá lưu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
cao hơn dưới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngưng
trệ sản xuất. Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lưỡng tất cả
những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lưu kho ở mức nào.
1.2.2. Chiến lược kho bãi
Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống quản lý của một hãng.
Kho bãi có thể đóng vai trò như các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong
một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai. Đối với một số tổ chức, các kho bãi
đóng vai trò như một điểm thống nhất hoặc tập hợp. Ví dụ những số lượng nhỏ
của các hàng hoá đa dạng có thể được nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua
những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa. Tại cơ sở, rất nhiều mặt
hàng sau đó được kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của
khách hàng và được vận chuyển đến khách hàng với số lượng đủ tải trọng của
phương tiện. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ
khác, chúng được kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhà
máy lắp ráp. Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho như một công
cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phải
được vận chuyển.
Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng,
không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho
bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng.
Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cách
tối ưu. Một khi một cơ sở được xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên
được quản lý như thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp. Những vấn đề
này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị
trường toàn cầu bởi vì các thị trường khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác
nhau. Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác
nhau về kho bãi phải được cân nhắc thận trọng để đảm bảo rằng các nhu cầu của
khách hàng được đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể.
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
1.2.3. Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá
Hệ thống xử lý thủ công thường yêu cầu nhiều lao động. Các kho bãi sử
dụng một phương thức không tự động hoá thường dựa trên một hệ thống khá
đơn giản, đó là các giá và ngăn để lưu trữ hàng hoá.
Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua
một số thiết bị được cơ giới hoá như một thiết bị nâng( xe nâng). Hệ thống thủ
công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phương tiện
và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm
với của người công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt
nhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoá
được dự trữ ở trong đó. Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực
hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là con
người.
Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức
lương ở địa phương cao. Hơn nữa, người làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào
các vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựa
chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng. Rất nhiều những lỗi này có thể được loại
bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu.
1.2.4. Quản lý thông tin
Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi
vì nó đóng vai trò như keo dán hệ thống này lại với nhau. Những tiến bộ trong
hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý. Việc tự động hoá chức
năng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập được
nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này. Việc sử dụng ngày càng nhiều
của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc
ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán. Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại cho
các hãng một công cụ để truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở
mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công. Cuối cùng những tiến bộ về
công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cường chất lượng
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng
và giảm thời gian phục vụ.
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
2.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1.1. Khái niệm về dữ liệu và thông tin
Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng
lẫn lộn. Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý. Thông tin
là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối
với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lý
này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác.
Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ
phong phú của thông tin
Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác và
mức độ tin cậy của một mẩu tin.
Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó
giàu hay nghèo. Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc. Sau đây là
bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiện
thường dùng.
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

2.1.2.Hệ thống thông tin
a.Khái niệm về hệ thống thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn
tại một hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý
và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu
và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy
từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật
vào kho dữ liệu.
Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người ta
tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Nhờ có việc mô hình hoá các hệ
thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc
của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù
riêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định.
Mô hình hoá hệ thống thông tin

Phong phú
nhất
  
Nghèo nàn
nhất
Mặt đối mặt Điện thoại
Tài liệu gửi
đích danh
Tài liệu viết
không giành cho
riêng ai
Số liệu
PHÂN PHÁT
PHÂN PHÁT
XỬ LÝ VÀ
LƯU GIỮ
XỬ LÝ VÀ
LƯU GIỮ
NGUỒN
NGUỒN
ĐÍCH
ĐÍCH
KHO DỮ
LIỆU
KHO DỮ
LIỆU
THU THẬP
THU THẬP
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận:
bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật tư thì nguồn chính là các phiếu xuất và
nhập vật tư. Qua đây ta cần phải thu thập được các thông tin như hàng hoá được
xuất và nhập từ kho nào, chất lượng và số lượng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn
vị nào.
Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cập
nhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra được
các báo cáo đầu ra cần thiết.
Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như các
danh mục…
Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báo
cáo xuất, nhập hàng hoá.
Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có hai
cách phân loại thông dụng nhất là:
Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra
Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định
b.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của người mô tả. Ví dụ trong một chương trình quản lý vật tư hàng
hoá thì người sử dụng coi chương trình này như một thực thể cấu thành từ một
đầu cuối đối với những thông báo được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các
thủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị
nhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…).
Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể với
những thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn
dung lượng là bao nhiêu.
Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin:
mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Một hệ thống thông tin theo ba mô hình
Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ
liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả
hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra.
Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".
Lôgic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
LÔGIC
VẬT LÝ NGOÀI
VẬT LÝ TRONG
LÔGIC
VẬT LÝ NGOÀI
VẬT LÝ TRONG
NGUỒN
TIN
NGUỒN
TIN
LÔGIC
VẬT LÝ
NGOÀI
VẬT LÝ
TRONG
LÔGIC
VẬT LÝ
NGOÀI
VẬT LÝ
TRONG
ĐÍCH
TIN
ĐÍCH
TIN
Lôgic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Thông tin vào
Thông tin ra
Lưu trữ dữ liệu
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đến
những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật
mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác
với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt
động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý
dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng. Mô hình này chú ý đến mặt thời gian
hệ thống. Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi
nào?"
Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông
tin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu
trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu
trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi
" Như thế nào ?"
2.1.3.Cơ sở dữ liệu
Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ
liệu. Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện
dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định. Dù ở trong thời đại nào thì
việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng. Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì
tất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật. Các dữ kiện này
được ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng…. Ngày nay nhờ
sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở
nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những
kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm
kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên
các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình
máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.
Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu. Mô
hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực
Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho
thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. Thông
qua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu.
Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ
liệu. Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được. Thiết
kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ
hữu ích cho việc ra quyết định
Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:
Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin
về nó. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh
viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài
khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.
Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính. Mỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.
Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện
riêng biệt thực thể.
Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể. Giao giữa một
dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực
thể trên dòng đó.
Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một
bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Trong một bảng thì thường có các khóa chính. Khoá chính là một kiểu chỉ
mục đặc biệt. Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin. Vì vậy sẽ không có
hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũng
như trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng.
Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu. Sau
đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu
(quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.

Xem chi tiết: Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho