GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
1.2.3. Vai trò của thông tin quản lý
Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng.
Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG
Là công cụ quản lý
Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.
Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.
Là cơ sở để hạch tốn công việc.
Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.
Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý.
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.3.1. Khái Niệm
Đặc trưng của một hệ thống gồm:
Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công của
hệ thống.
Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngồi hệ thống
Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới
nhưng nằm ngồi ranh giới hệ thống.
Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới
vào hệ thống.
Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để
ra môi trường.
Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng
Cần phải nhận dịnh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệ
thống lớn hơn nó. Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máy móc,
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 3
Đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý
Thông tin từ ngoài
Đầu vào
Đầu ra
Thông tin quyết định
nhiễu
Chủ Thể Quản Lý
Gửi hàng
hoặc từ chối
Đơn hàng
của khách
hàng
Đối Tượng Quản Lý
Khách hàng
Khách hàng
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử
của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để
hướng tới mục đích chung.
Vậy, hệ thống thông tin là gì?
Đó là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho
hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Và ta có thể hiểu hệ thống thông tin
là hệ thống mà mối liên liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
(I.3 – Trang 156)
Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin:
Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu
Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng
thông tin.
Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Hiệu
chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thông tin cần thiết
và loại trừ những thông tin “nhiễu”.
Xử lý: Mẫu hố các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ
Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm theo
đánh giá).
Dịch tài liệu hoặc tóm tắt tài liệu theo chủ đề.
Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để việc tìm
kiếm thông tin được dễ dàng.
Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích.
Chống lại hiện tượng “lão hố” thông tin. Nghĩa là phải loại trừ
những thông tin cũ, lạc hậu và cập nhật thông tin mới.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 4
Thông tin ra
1
Thu thập
3
Xử lý
5
Bảo
quản
2
Chọn lọc
4
Phân
loại
Thông tin vào
6
Truyền
thông
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin.
Nghĩa là thông tin phải:
Đúng loại thông tin yêu cầu
Đủ mức độ chi tiết hố
Đảm bảo độ chính xác
Đúng thời gian.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữ liệu.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin.
Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông tin
trong một tổ chức.
Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào
truyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công cụ
như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính
(phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 5
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được
mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu
nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin cần
thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan
trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin
phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động diễn ra trong hệ
thống.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng
có nhu cầu và sử dụng được.
Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng
trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, tồn vẹn và đầy đủ của hệ thống.
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:
• Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin
có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hố để có thể
lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin
mới.
• Phân phối và cung cấp thông tin
Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý.
Trong giai đoạn lập kế hoạch:
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác định nguồn lực và cách
thức đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hố bằng các chỉ tiêu và chỉ
tiêu này phải đo lường được.
Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin về
hiện tại và tương lai. Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ và kinh
nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để dự báo
tương lai. Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành phần quan
trọng quyết định tính chính xác của dự báo cũng như những quyết định của nhà quản lý.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 6
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lập những
kế hoạch tối ưu.
Trong quá trình tổ chức:
Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác
nhau và phối hợp các phần việc đó để hồn thành một hoặc nhiều mục tiêu.
Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm
người và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Trong quá trình kiểm sốt:
Kiểm sốt là quá trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết quả thực hiện với
mục tiêu dự tính và sửa chữa khi cần thiết. Vấn đề kiểm sốt liên quan đến:
Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra
Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc
Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch.
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiện thực
tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về
độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xem xét lại kế hoạch
và đề ra những kiến nghị để có những sửa chữa kịp thời.
Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà
quản trị doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tình
hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
2. Quản Trị Thông Tin
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin
Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lập kế
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm sốt, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu
quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các
thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông
tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức
cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Bên cạnh đó,
quản trị thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của
doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 7
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Tại sao cần phải quản trị thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối
với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc
lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin.
Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều
hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Nó cũng là một
bằng chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi
thông tin trong doanh nghiệp đang thực hiện.
Những người liên quan đến quản trị thông tin
Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như chính
xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và
các vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin.
Người sử dụng (trong ngồi tổ chức) truy cập sử dụng các thông tin do người sở
hữu thông tin chỉ định và được nguời chăm sóc thông tin cho phép.
Các nhân tố chính để quản trị thông tin thành công
Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực
hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Tài sản thông tin được khai thác tối đa trong quá trình chia sẽ thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp.
Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng
trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, tồn diện và nhất
quán.
Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật
tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và tồn vẹn của thông tin phải được thực thi.
Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách
thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau.
Các bản ghi và các thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
Doanh nghiệp đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong hoạt động xử lý thông
tin.
Các quy tắc trong quản trị thông tin
Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hố các hoạt động của doanh
nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hố và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 8
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ
vế quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm
quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mới đối
với khai thác các nguồn thông tin có lliên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các
công cụ tạo ra và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.
Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên
quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng các
nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều. Những người sử dụng thông tin
trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý
thông tin nội bộ này.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực,
tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh,
thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức,
nhà quản lý trong tổ chức có thể :
Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao
Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp
Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin
Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch
vụ cho bên ngồi.
2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin
Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:
Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản
lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn
thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định rõ cho họ.
Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp mà mà điển hình là chịu trách nhiệm và chức năng cung cấp thông tin do tổ chức
tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngồi. Quản trị thông tin của
tổ chức phải được hoạt động như là một “ Khách hàng am hiểu “ về các sản phẩm và
dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 9
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt
động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu
thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm sốt hợp lý
nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.
Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Doanh nghiệp sẽ cần phải xác
định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính
sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ
chức.
Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin
trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ
thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin.
Quá Trình Thực Hiện Quản Trị Thông Tin
Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức
đầy đủ về nhu cầu cũng như tài sản mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra
thông tin.
Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên tồn bộ các bộ phận
và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng phương
pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét sử dụng thông tin trong kinh doanh. Tổ chức
nên xem xét lại:
• Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được phân
loại như thế nào?
• Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh?
• Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?
• Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?
• Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào? (tính chính xác, nhất
quán, thời hạn lưu hành,v.v…).
• Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi người
trong nội bộ doanh nghiệp.
• Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị thông
tin?
Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:
• Phân tích hoạt động
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 10
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
• Xác định nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác định các thông tin thừa và thiếu
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ
giữa:
• Người quản lý và các thành viên trong nội bộ
• Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý
• Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công việc.
• Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh nghiệp.
• Cuối cùng, mạng thông tin này phải luôn có sẵn 24/24 để các thành viên có
thể sử dụng và cung cấp thông tin một các nhanh chóng trong việc xử lý
thông tin và công việc.
Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần
phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin dựa
trên lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập nhật và
phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, tổ
chức công tác quản trị tạo luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 11
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):
Đây là hệ thống mà doanh nghiệp theo dõi hoạt động hằng ngày. Trong giao dịch
bán hàng : nó xử lý tự động đơn hàng và có thể truy vấn các vấn đề liên quan đến khách
hàng và số lượng, giá trị đặt hàng của từng khách hàng.
Ví dụ: trong TPS xử lý đơn hàng, nhà quản lý có thể truy vấn các câu như : khác hàng X
có bao nhiêu đơn hàng? giá trị bao nhiêu? Khách hàng có mua hàng trong tháng tới (có
đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng?
TPS có hai dạng:
Xử lý giao dịch trực tuyến (online): Nối trực tiếp giữa người điều hành và
chương trình TPS. Các giao dịch được xử lý ngay kết quả tức thời. Ví dụ: TPS bán hàng
sẽ cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng khi nhận được đơn hàng.
Xử lý giao dịch theo lô (Batch): Tất cả các giao dịch tập hợp lại và xử lý chung
một lần.
Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến:
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 12
Các sự
kiện giao
dịch
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu
cùa TPS
Biểu
(forms)
Báo cáo
(reports)
Giao
diện
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét