Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển như vũ bão của nghành
Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học
trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, Công ty Cybersoft được
thành lập ngày 04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận số 0103003113 do
Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Cybersoft là Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp có nhiều
kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh
doanh tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mục đích của
công ty là kết hợp các hiểu biết về nghiệp vụ và khả năng công nghệ để tạo ra
cho thị trường Việt Nam sản phẩm và dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao trong
lĩnh vực quản trị tài chính doanh nghiệp.
Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp cùng với sản phẩm và dịch vụ chất
lượng cao, Cybersoft đang dần chiếm lĩnh uy tín trên thị trường cả ba miền Bắc
– Trung – Nam, là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam về cung cấp
các giải pháp phần mềm tài chính và quản trị doanh nghiệp.
2. Chức năng
Cybersoft chuyên cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính
kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các
doanh nghiệp. Các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft dựa trên cơ sở kết hợp
những hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ
khách và kinh nghiệm thực tế.
Công ty có các chức năng chính sau:
 Thiết kế và xây dựng các phần mềm ứng dụng kế toán tài chính và phần
mềm quản lý sản xuất kinh doanh.
 Tư vấn, hỗ trợ và đào tạo khách hàng cài đặt và sử dụng các phần mềm
ứng dụng.
3. Mục tiêu của công ty
Mục tiêu của Cybersoft là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường
Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ
5 5
thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh. Với khẩu hiệu “Thành công của
khách hàng là mục tiêu của Công ty!”, Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung cấp
phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Trên cơ
sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp
ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị
trường.
4. Giá trị và niềm tin
Công ty mong muốn đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước giàu mạnh
thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Chính vì thế, các
cán bộ công nhân viên Cybersoft lao động hết mình, có trách nhiệm nghề
nghiệp, luôn luôn đổi mới và tự hoàn thiện.
Công ty tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ
sử dụng các tài năng tiềm ẩn trong mỗi cá nhân đó. Vì vậy các cán bộ công nhân
viên Cybersoft sẽ cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp đem lại cho mỗi thành
viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy
đủ về vật chất, phong phú về tinh thần.
5. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cybersoft gồm các phòng ban sau:
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và
xây dựng các chi tiết trong yêu cầu đặc thù của khách hàng, thiết kế chi tiết các
phương án giải quyết, thực hiện xây dựng phần mềm với các chức năng phân hệ
luôn mở rộng, nâng cao tính nghiệp vụ và khả năng phân tích quản trị của
chương trình, bảo hành phần mềm theo yêu cầu.
Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn
và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, cài đặt
chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, nâng cấp các hệ thống đã được
cài đặt, thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng.
6 6
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc,
hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư
điện tử hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.
Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng
dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một
phần mềm “may đo” thông minh, thích hợp hệ thống ứng dụng đa phân hệ.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hiện nay Cybersoft có hơn 30 nhân viên có trình độ đại học các chuyên
ngành toán, tin, kế toán, luật, kinh tế và ngoại ngữ.
6. Hình thức tổ chức kinh doanh
Cybersoft là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và được
biết đến dưới hình thức “Công ty cổ phần”. Loại hình doanh nghiệp này trong
những năm gần đây trở nên phổ biến và đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm. Ngoài
những cổ đông chính thức, công ty còn hình thành được những cổ đông thường
bằng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho các nhân viên của công ty. Đến cuối
7 7
năm, lợi nhuận của Cybersoft được chia cho các cổ đông theo tỉ lệ cổ phần đóng
góp. Với hình thức này, người lao động – với tư cách là chủ doanh nghiệp sẽ có
trách nhiệm và phấn đấu hết mình vì công việc.
Ban lãnh đạo Cybersoft cũng quan tâm đến môi trường cạnh tranh trong
công ty, bởi vì cạnh tranh tạo ra không khí làm việc tích cực, năng động, phát
huy được thế mạnh của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, đây là sự cạnh tranh tích cực,
tiến bộ. Những cá nhân xuất sắc, có những ý tưởng mới, táo bạo và khả thi luôn
được ủng hộ và áp dụng. Đặc biệt, đối với những cá nhân này, công ty luôn có
một chế độ lương thưởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực hơn nữa.
Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh cũng là thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng cao
trình độ chuyên môn cũng như các vấn đề về quản lý.
Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft
1. Các sản phẩm
 Phần mềm kế toán
Với sự cố gắng của toàn thể tập thể cán bộ trong công ty, đầu tháng 06
năm 2004 công ty đã cho ra đời phiên bản phần mềm Cyber Accounting 2005
với nhiều tính năng kỹ thuật mới. Cyber Accounting được thiết kế tuân thủ theo
đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam ban hành. Cyber
Accounting được ứng dụng chủ yếu dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc
thương mại có quy mô vừa và lớn. Cyber Accounting 2005 được lập trên ngôn
ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internet
nhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng như
Windows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare.
 Phần mềm tổng hợp
CyberSoft Corporate 2005 thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp
dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn Tổng Công ty hoặc toàn
ngành. Các báo cáo của các đơn vị cấp dưới có thể nhập trực tiếp hoặc đọc từ
các tệp số liệu báo cáo gửi tiền từ các đơn vị cấp dưới qua đường thư điện tử
hoặc đĩa mềm.
8 8
Phần mềm tổng hợp báo cáo từ các đơn vị cấp dưới CyberSoft Corporate
2005 được liên kết với phần mềm kế toán cơ sở Cyber Accounting 2005. Các
báo cáo của đơn vị cấp dưới được Cyber Accounting 2005 kết xuất ra các tệp số
liệu và truyền lên đơn vị cấp trên qua đường thư điện tử. CyberSoft Corporate
2005 sẽ đọc các tệp số liệu báo cáo này và tổng hợp (hợp nhất) thành báo cáo
chung.
 Phần mềm Cyber Business 9.0
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.net
Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoặc Oracal 9.i
Mô hình hệ thống Client/server chạy trên mạng LAN, WAN, Internet
Phần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân
hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lý
nguồn lực và điều hành tác nghiệp.
2. Dịch vụ
 Dịch vụ tư vấn
CyberSoft thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống
thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Trên cơ sở kết quả khảo sát
đưa ra các đề, các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của
doanh nghiệp. Các chuyên gia của Cybersoft với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ
và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải
pháp tối ưu cho khách hàng.
 Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng CyberSoft ký kết và thực hiện các hợp
đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Các
nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn của
khách hàng qua điện thoại, qua thư điện tử, fax hoặc trực tiếp tại trụ sở của
khách hàng. Cybersoft có riêng hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” lưu trữ
các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết nhằm hỗ trợ cho
khách hàng một cách nhanh nhất.
9 9
 Dịch vụ đào tạo
CyberSoft thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng.
Đối với các đơn vị lớn CyberSoft mở các lớp đào tạo tập trung cho các nhân
viên kế toán của tất các đơn vị thành viên.
CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học
và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý.
CyberSoft hỗ trợ các trường và các trung tâm trong việc cung cấp các phần
mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán trên máy.
 Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo"
Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựng
các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý
của các đơn vị khách hàng. Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp với nhiều kinh
nghiệm thực hiện các dự án lớn sẽ xây dựng các hệ thống thông tin lớn một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
3. Khách hàng của công ty
Chỉ trong chưa đầy ba năm, Cybersoft đã thành công với mạng lưới khách
hàng trên toàn quốc
Một số khách hàng tiêu biểu của công ty:
 Công ty xi măng Hải Phòng.
 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh.
 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa.
 Công ty đường Bình Định.
 Tổng Công ty Vận tải Hà Nội.
 Tổng Công ty chè.
 Tổng Công ty Sông Mã.
 Viện Dầu khí (HN, SG).
 Công ty Cao su Đà Nẵng.
 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội.
 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long.
10 10
 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô.
 Công ty dược Vĩnh Phúc.
 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH).
 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,ĐN,HP).
 …
Lý do lựa chọn đề tài
Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có xấp xỉ 900 lao động. Tuy nhiên, Hệ thống
chương trình kế toán lương hiện đang sử dụng chưa đáp ứng được nhu cầu quản
lý. Cụ thể:
 Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu,
vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt
động tốt. Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất có
thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn
toàn là thủ công.
 MS.Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can
thiệp trái phép bởi bất kì người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra
những thiệt hại khôn lường.
 Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể mất tới vài ngày, sự
chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho công nhân viên không
kịp thời.
 Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong Xí
nghiệp và Tổng Công ty.
Công ty Cybersoft đang chịu trách nhiệm thiết kế lại chương trình quản lý
lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội. Nhận thấy đây là một đề tài có tính thực
tiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đã
lựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe
buýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp.
11 11
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I. Khái quát về hệ thống thông tin quản lý
1. Cách tiếp cận hệ thống
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất và trong các mối
liên hệ tương tác của các yếu tố tạo thành. Khi nghiên cứu một vấn đề quản lý,
từ việc nghiên cứu có tính chiến lược để giúp ta giải quyết một vấn đề cụ thể nào
đó, quan điểm hệ thống giúp ta một cách nhìn nhận để hiểu biết vấn đề một cách
đúng đắn và khoa học. Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin
có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc
nhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho
dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)
và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ
12 12
trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
2. Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông
tin
Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các
trường thuộc tính của mẩu tin. Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất
của hệ thống thông tin. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức.
Chính vì thế mà khi phân tích, thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về
cơ sở dữ liệu.
Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng
biểu… Ngày nay, trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các
thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Các khái niệm liên quan:
 Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ
thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị… Khi
nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại, còn thực thể cụ
thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in EPSON LQ 2170” thì gọi là phần tử
thực thể, hay lần xuất của thực thể trên.
13 13
Ví dụ: Thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên.
 Thuộc tính (Attribute): là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được mô tả bởi bộ các thuộc tính: mã
nhân viên, tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, quê quán, chức vụ, bậc lương, tài
khoản ngân hàng…
 Trường dữ liệu (Field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là
để ghi các thuộc tính của thực thể.
Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Tuyến xe” có thể là như sau:
1. Mã tuyến xe.
2. Tên tuyến xe.
3. Giá lái xe.
4. Giá nhân viên bảo vệ.
5. …
 Bản ghi (Record): là tập hợp bộ giá trị các trường của một thực thể cụ thể
làm thành một bản ghi.
 Bảng (Table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực
thể. Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Ví dụ: Bảng Danh mục tuyến xe như sau:
STT Mã tuyến xe Tên tuyến xe Giá lái xe Giá NV bán vé
1 T01 Tuyến tiêu chuẩn 01 6 800 3 900
2 T02 Tuyến tiêu chuẩn 02 7 000 4 000
… … … … …
 Cơ sở dữ liệu (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên
quan với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,
chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông
tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau.
14 14

Xem chi tiết: Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội